Proč je funkční compliance program pro firmy nutností? Etický kodex na webu už dávno nestačí

Mnoho majitelů a manažerů českých firem žije v nebezpečné iluzi. Domnívají se, že pokud na své webové stránky vyvěsili hezky sepsaný Etický kodex a do šanonu v kanceláři založili pár interních směrnic, mají splněno. Myslí si, že jsou právně chráněni a jejich firma je v bezpečí. Jenže realita současné legislativy a soudní praxe v ČR je úplně jiná. Zákon sice nově umožňuje k funkčnímu compliance programu přihlédnout a firmu vyvinit, ale právě proto jej soudy zkoumají mnohem přísnější optikou. „Jen“ etický kodex vyvěšený někde na webu už prostě nestačí. Formální papíry bez reálného obsahu soudy ani kontrolní orgány nezajímají.

 

Co to vlastně compliance program je, proč se kolem něj tak utahují šrouby a jaké konkrétní změny musíte jako firma reflektovat? Pojďme si to rozebrat lidsky a na rovinu.

 

Co je to compliance program?

Pokud bychom měli compliance program definovat jednoduše, je to komplexní systém vnitřních pravidel, opatření a kontrol, které zajišťují, že firma i všichni její lidé jednají v souladu se zákony, předpisy a etikou.

 

Představte si ho jako imunitní systém firmy. Jeho úkolem není jen řešit problémy, když už nastanou, ale především jim aktivně předcházet. Skutečný compliance program má tři základní pilíře:

1. Prevence: Nastavení jasných pravidel hry (kdo, co a jak smí dělat) a pravidelné vzdělávání lidí.

2. Detekce: Kontrolní mechanismy, které včas odhalí, že se ve firmě děje něco nezákonného nebo neetického.

3. Reakce: Schopnost firmy na problém okamžitě a správně reagovat, vyvodit důsledky a systém opravit.

 

Pokud váš compliance program končí tím, že jste na web nahráli PDF s kodexem, máte pouze fasádu. Uvnitř domu ale chybí základy.

 

Co se v ČR změnilo? Soudy už „papírové“ programy neuznávají

Hlavním důvodem, proč se o compliance mluví stále častěji, je zásadní posun v tom, jak česká justice přistupuje k trestní odpovědnosti právnických osob (firem).

V ČR platí, že pokud váš zaměstnanec, obchodní zástupce nebo manažer spáchá při plnění pracovních úkolů trestný čin (např. daňový podvod, korupci, dotační podvod, poškození životního prostředí nebo porušení autorských práv), odpovědná je celá firma. Následky mohou být fatální – obří pokuty, zákaz účasti ve veřejných zakázkách, nebo dokonce soudní zrušení firmy.

 

Zákon však dává firmám možnost se z této odpovědnosti takzvaně vyvinit – tedy dokázat, že ona jako celek nepochybila a udělala vše pro to, aby trestnému činu zabránila. 

 

Nedošlo přitom k žádnému plošnému zpřísnění zákona. Naopak – legislativa nově výslovně dovoluje soudům k funkčnímu compliance programu přihlédnout a firmu osvobodit. Má to však zásadní háček: právě proto, že tato legální možnost existuje, začaly soudy a státní zastupitelství zkoumat vnitřní programy firem mnohem přísnější optikou. 

 

Formální etický kodex nebo směrnice stažená z internetu už jako důkaz prevence neobstojí. Soudy dnes natvrdo zkoumají, zda byl compliance program skutečně funkční a živý. Pokud nedokážete prokázat, že jste zaměstnance reálně a pravidelně školili, že management skutečně kontroloval dodržování pravidel a že systém v praxi fungoval, soud vaše vyvinění neuzná. Firma bude potrestána, jako by žádný program neměla.

 

Proč byste měli compliance program začít řešit hned?

Kromě hrozby trestního stíhání existují další čtyři čistě praktické byznysové důvody, proč je funkční compliance program nutností:

 

●   Silný signál o firemní kultuře a prestiž: Funkční compliance program je vizitkou vyspělé a sebevědomé společnosti. Vysíláte jím jasný signál svým partnerům i konkurenci, že u vás věci fungují transparentně a podle pravidel. Zároveň tím budujete zdravou firemní kulturu – vaši zaměstnanci jasně vidí hodnoty firmy, ví, co se od nich očekává, a cítí se v pracovním prostředí bezpečněji. 

●   Osobní ochrana managementu: Jako jednatel či člen představenstva ručíte za výkon funkce s péčí řádného hospodáře. Pokud ve firmě dojde k průšvihu kvůli absenci kontrolních mechanismů, můžete být hnáni k osobní a finanční odpovědnosti. Správný compliance program chrání i vaše vlastní spaní.

●   Rozlišovací faktor v dodavatelských řetězcích: Trh se mění. Velké korporace, nadnárodní partneři a banky dnes při prověrkách (due diligence) nebo tendrech vyžadují prokazatelný compliance program. Stává se z něj zásadní konkurenční výhoda, díky které se dostanete k atraktivním zakázkám a výhodnému financování mnohem snáze než konkurence, která spoléhá jen na papírový kodex. 

●   Prevence obřích finančních ztrát: Compliance funguje jako detektor kouře. Zjistí, že ve firmě dochází k interním podvodům, porušování předpisů nebo únikům informací dřív, než to firmu finančně zlikviduje nebo zničí její reputaci na trhu.

 

Jak vypadá compliance, které vás skutečně ochrání?

Zapomeňte na univerzální šablony. Každá firma podniká v jiném oboru a čelí jiným hrozbám. Správný postup při budování funkčního compliance programu má pevný řád:

 

●   Analýza rizik na míru: Nejdříve musíme přesně identifikovat, kde vaší firmě vzhledem k vašemu oboru (např. stavebnictví, IT, výroba) hrozí největší právní rizika.

●   Srozumitelná pravidla: Místo nečitelných právnických spisů nastavíme jasné vnitřní procesy, kterým rozumí každý zaměstnanec.

●   Živé vzdělávání: Pravidla přeložíme do lidské řeči a lidi naučíme, jak se chovat v modelových situacích.

●   Pravidelný monitoring: Systém udržujeme neustále aktuální s ohledem na měnící se legislativu a růst vaší firmy.

 

Závěr: Nečekejte na první kontrolu nebo soudní obsílku

Doba, kdy bylo compliance jen prázdným korporátním slovem pro nadnárodní giganty, je definitivně pryč. V dnešním přísném legislativním prostředí je to základní pilíř bezpečného a dlouhodobě udržitelného podnikání.

 

Ve Váš Pověřenec vám pomůžeme sundat starý etický kodex ze zdi a přetavit ho do funkčního štítu, který vaši firmu skutečně ochrání. Pomůžeme vám postavit compliance program na míru vašemu byznysu - bez zbytečné byrokracie, ale s maximálním právním efektem.

 

Chcete mít jistotu, že váš program obstojí nejen před přísným okem soudů, ale že z něj uděláte svou silnou stránku pro obchodní partnery? Kontaktujte nás - probereme vaši situaci a podíváme se, jak z papírové prevence udělat skutečnou jistotu.