Nová zastupitelstva po komunálních volbách 2026 se rozjíždějí a prosincové zasedání o rozpočtu, pronájmech obecních bytů a dotacích spolkům je za dveřmi. Do zápisu z něj patří jména, data narození i důvody žádostí. Na webu obce ale v plné podobě nemají co dělat. Ukážeme, kde vede hranice a jak připravit zápis ke zveřejnění za pár minut.
Proč to řešit právě teď
Po volbách se na mnoha úřadech mění starosta, zapisovatelka i ten, kdo spravuje web. Zvyky se přebírají bez otázek: „vždycky jsme to dávali celé“ nebo naopak „radši nedáváme nic“. Obojí je špatně. Nové zastupitelstvo navíc často schvaluje vlastní jednací řád, a to je ideální chvíle zapsat do něj i pravidla pro zveřejňování zápisů a záznamů.
Pokud jste po volbách ještě neprošli přístupy a hesla, začněte tím: co po volbách zkontrolovat, než se nové vedení pustí do práce.
Tři situace, tři různá pravidla
Většina nejasností vzniká tím, že se míchají tři různé věci. Ministerstvo vnitra je v metodickém doporučení č. 2.1 k zasedáním zastupitelstev odlišuje takto:
1. Samotné zasedání
Zasedání zastupitelstva je veřejné (§ 93 odst. 3 zákona o obcích). Co na něm zazní, může slyšet kdokoli v sále i u živého přenosu. Tady osobní údaje nijak neomezujete, jen je rozumné nečíst nahlas víc, než je k rozhodnutí potřeba.
2. Nahlížení na úřadě
Občan má právo nahlížet do usnesení a zápisů ze zastupitelstva a pořizovat si z nich výpisy (§ 16 odst. 2 písm. e) zákona o obcích). Podle MV dostane zápis v autentické podobě, bez začerňování, a smí si ho i vyfotit. Zápis musí být podepsaný a hotový do 15 dnů od zasedání (§ 95 odst. 2 zákona o obcích).
3. Zveřejnění na webu, úřední desce nebo ve zpravodaji
Tady se pravidla otáčejí. Zveřejňovat zápisy zákon nenařizuje, obec to dělá dobrovolně v rámci informování občanů (§ 97 zákona o obcích, § 5 odst. 5 zákona č. 106/1999 Sb.). Proto z nich musíte odstranit všechno, co byste neposkytli ani na žádost podle informačního zákona. Jak se s takovými žádostmi pracuje v praxi, jsme rozebrali v článku o dobré a špatné praxi u zákona č. 106/1999 Sb.
Rada obce je jiný případ. Její schůze jsou neveřejné, občané mohou nahlížet jen do usnesení rady, zápis vidí zastupitelé. Zápis z rady zveřejněný na internetu bez anonymizace uvádí MV ve svém průvodci GDPR pro obce přímo jako příklad špatné praxe.
Co ve zveřejněném zápisu může zůstat
Účelem zveřejnění je informovat o činnosti obce, ne o soukromí lidí, o kterých se jednalo. Podle metodiky MV můžete v zápisu na webu zpravidla ponechat jména:
- členů zastupitelstva a dalších veřejných funkcionářů,
- zaměstnanců obce, pokud jde o jejich úřední činnost,
- občanů, kteří na zasedání vystoupili k věci veřejného zájmu,
- dodavatelů veřejných zakázek a smluvních stran při nakládání s majetkem obce,
- příjemců veřejných prostředků. U nich zákon č. 106/1999 Sb. (§ 8b) vymezuje rozsah: jméno, příjmení, rok narození, obec trvalého pobytu, výše, účel a podmínky poskytnutých prostředků.
Pozor na rozdíl: v originálu zápisu musí být smluvní strana označena nezaměnitelně, tedy často i datem narození a adresou. Ve zveřejněné verzi stačí jméno; datum narození a adresu odstraňte.
Veřejnoprávní smlouvy o dotaci nad 50 000 Kč navíc obec zveřejňuje samostatně na úřední desce nejméně tři roky podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. To je oddělená povinnost, kterou zápis nenahrazuje.
Co musí pryč
Typické prosincové body, ve kterých se chybuje nejčastěji:
- Žádosti o obecní nebo sociální byt. Obsahují rodinnou situaci, příjmy, někdy zdravotní stav. Ve zveřejněném zápisu stačí „žadatel A“ a výsledek hlasování.
- Prominutí nebo splátky dluhu na nájmu či místních poplatcích. Informace o tom, že konkrétní soused dluží za odpad, do veřejného zápisu nepatří.
- Stížnosti občanů na sousedy, hluk nebo stavby.
- Rodná čísla, data narození a adresy u kohokoli.
- Údaje o zdraví u kohokoli. Jde o zvláštní kategorii údajů podle čl. 9 GDPR.
V malé obci nestačí jen vymazat jméno. MV výslovně upozorňuje, že záleží na velikosti obce. „Paní K. z čísla popisného 12“ je ve vsi o třech stech obyvatelích stejně identifikovatelná jako s celým jménem. Popište věc, ne člověka.
Pozvánka a program: tady chyba vzniká nejdřív
Program zasedání musíte zveřejnit na úřední desce nejméně 7 dní předem (§ 93 odst. 1 zákona o obcích). Podle doporučení ÚOOÚ, které MV převzalo do svého průvodce, má program obsahovat jen popis věci, případně iniciály a obec bydliště.
- Špatně: „Žádost pana Jana Nováka, Lipová 5, o prominutí dluhu 4 800 Kč za svoz odpadu“
- Dobře: „Žádost o prominutí pohledávky z místního poplatku“
Program visí na desce a na webu dřív než zápis a čte ho víc lidí. Když je chyba v něm, anonymizace zápisu už nepomůže.
Video ze zasedání na YouTube
Živý přenos z veřejného zasedání je v pořádku. Jakmile ale záznam zůstává na webu nebo YouTube trvale, jde o zveřejnění a platí stejná logika jako u zápisu. MV v metodice uvádí, že pokud obec záznam poskytuje na žádost, má z něj odstranit chráněné údaje, tedy „vypípat“ nebo rozmazat jména, rodná čísla či majetkové poměry. U trvale zveřejněného záznamu tím spíš.
Co z toho plyne prakticky:
- V jednacím řádu uveďte, že obec zasedání nahrává a zda a jak dlouho záznam zveřejní.
- Na začátku zasedání to předsedající oznámí.
- U citlivých bodů se odkazuje na podklady, které zastupitelé mají, a osobní údaje se nahlas nečtou.
- Před zveřejněním někdo záznam projde a citlivé pasáže vystřihne.
Zakázat občanům, aby si zasedání sami nahrávali, zastupitelstvo podle MV nesmí, pokud tím nenarušují jednání. Za to, co s nahrávkou udělají potom, odpovídají oni, ne obec.
Kdo za to odpovídá a co když se to stane
Správcem osobních údajů je obec. Prakticky zápis připravuje zapisovatelka nebo tajemník a na web ho dává ten, kdo ho spravuje, v malé obci často starosta sám. Proto má být jasně určeno, kdo zveřejňovanou verzi kontroluje. Zveřejňování zápisů má být i v záznamech o činnostech zpracování.
Pokud už na webu visí neanonymizovaný zápis, stáhněte ho a posuďte, zda nejde o porušení zabezpečení osobních údajů, které je nutné do 72 hodin ohlásit ÚOOÚ (čl. 33 GDPR). Postup je stejný jako u jiných incidentů, viz co dělat během prvních 72 hodin. Projděte i starší zápisy z minulého volebního období.
Že je hranice mezi právem na informace a ochranou osobních údajů pořád živá, ukazuje i seminář ÚOOÚ k této problematice z 10. listopadu 2026.
Checklist: zápis připravený na web za pět minut
- Je to zápis ze zastupitelstva? Zápis z rady na web nedávejte. Usnesení rady zveřejňujte jen anonymizovaná.
- Projděte body programu. Byty, dluhy, stížnosti, sociální věci: jméno nahraďte popisem.
- Vyhledejte v textu „nar.“, „r. č.“, „bytem“, „trvale bytem“, „č. p.“ a projděte každý výskyt.
- Majetek a dotace: jméno ponechte, datum narození a adresu odstraňte.
- Začerňujte skutečně. Černý obdélník nebo zvýraznění ve Wordu text pod sebou nechá. Údaj z textu smažte a teprve pak vytvořte PDF.
- Do záhlaví napište: „Zveřejněno v anonymizované podobě. Úplné znění je k nahlédnutí na obecním úřadě.“ MV takové označení doporučuje.
- Určete, jak dlouho zápisy a záznamy na webu necháte, a zapište to do jednacího řádu.
- Zkontrolujte program dalšího zasedání ještě před vyvěšením.
Chcete to mít nastavené jednou a správně?
Projdeme s vámi, co a jak obec zveřejňuje, a pravidla, odpovědnosti i dokumentaci budete mít na jednom místě v online platformě spolu s lhůtami a školeními. Pokud řešíte i žádosti podle informačního zákona, podívejte se na službu Stošestka. Jak to funguje pro obce a školy, najdete na vaspoverenec.cz, kde si můžete domluvit i krátké demo.
