"Heslo k obecnímu e-mailu má pořád bývalý místostarosta.“ Co po volbách zkontrolovat, než se nové vedení pustí do práce
Tým Váš Pověřenec
12. října 2026
Volby skončily a nové vedení se ujme obce nejpozději v listopadu. Přístupy do e-mailu, datové schránky, obecního Facebooku nebo ke kamerám přitom často zůstávají lidem, kteří už mandát nemají. Co v prvních 30 dnech převzít, co zrušit a jak si během pěti minut ověříte, jak na tom vaše obec je.
Co se dnem voleb změnilo a co ne
Volby do zastupitelstev obcí proběhly 9. a 10. října 2026. Uplynutím prvního volebního dne zanikl mandát všem dosavadním členům zastupitelstva podle § 55 odst. 2 písm. e) zákona č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí. Spolu se zastupitelstvem zanikly i jeho výbory, tedy i finanční a kontrolní výbor. Komise rady pokračují až do zvolení nové rady.
Obec mezitím dál řídí dosavadní starosta a místostarosta, a to v plném rozsahu, dokud zastupitelstvo nezvolí nové vedení (§ 107 zákona o obcích). Podle modelového výpočtu v metodickém doporučení Ministerstva vnitra č. 6.4 se ustavující zasedání může konat nejdříve 30. října a nejpozději 9. listopadu 2026, pokud nikdo nenapadne volby u soudu.
Správcem osobních údajů je po celou dobu obec, ne starosta. Povinnosti podle GDPR proto nekončí s volebním obdobím a nezačínají znovu slibem nových zastupitelů. Mění se lidé, kteří mají k údajům přístup, a na to je potřeba reagovat.
1. Přístupy: kdo má ještě klíče
Typická situace: místostarosta, který už nekandidoval, má v telefonu dál přihlášený obecní e-mail, administrátorská práva k obecní stránce na Facebooku a aplikaci ke kamerám u sběrného dvora. Nikdo mu to neodebral, protože to nikdo neměl na seznamu.
Článek 32 GDPR po obci chce přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení údajů. Řízení přístupů k nim patří. Udělejte si proto jednoduchou tabulku: systém, kdo do něj má přístup, a jestli ho má mít i po volbách. Projděte zejména:
- e-mailové schránky starosty, místostarosty a sdílené adresy (podatelna, info@),
- datovou schránku obce a seznam pověřených osob,
- sdílená úložiště (OneDrive, Google Disk, NAS na úřadě),
- web obce a sociální sítě, včetně administrátorů stránky na Facebooku,
- SMS nebo mobilní rozhlas, kde obec vede telefonní čísla občanů,
- kamerový systém a aplikaci k němu,
- účetní program, spisovou službu, evidenci obyvatel a systém pro poplatky,
- fyzické klíče a čipy k archivu, kanceláři starosty a skříni s osobními spisy.
Kdo má přístup ke kamerovým záznamům, by mělo být zapsané v dokumentaci kamerového systému. Pokud ji nemáte, podívejte se do našeho článku o dokumentaci i k těm nejmenším kamerovým systémům.
Do 1. listopadu 2026, tedy mezi volbami a ustavujícím zasedáním, mají obce zavést přiměřená bezpečnostní opatření podle § 5b zákona o informačních systémech veřejné správy. Kontrola přístupů mezi ně patří. Podrobněji jsme to rozebrali v článku Kyberbezpečnost v malé obci: co se vás skutečně týká.
Výbory zanikly, papíry zůstaly
Členové finančního a kontrolního výboru během volebního období pracují se smlouvami, seznamy dlužníků, nájemními vztahy nebo podklady k personálním věcem. Výbory zanikly dnem voleb, složky a soubory ale zůstaly u bývalých členů doma. Pošlete jim krátký e-mail s žádostí o vrácení podkladů nebo potvrzení, že je zničili, a odpověď uložte.
2. Soukromé e-maily a skupiny v messengeru
V řadě menších obcí zastupitelé komunikují ze soukromých adres a domlouvají se ve skupině na WhatsAppu. Obec pak do těchto schránek nevidí. Když občan požádá podle čl. 15 GDPR o informaci, jaké údaje o něm obec zpracovává, nemůže úřad odpovědět úplně. Když člověk z vedení odejde, odnese si soukromou schránku i s e-maily od občanů a obec mu přístup zrušit nemůže. A dokument, který obci došel, se má evidovat ve spisové službě podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ne ležet v soukromé poště.
Se začátkem volebního období se to mění nejsnáz, protože noví zastupitelé ještě nemají zaběhnuté zvyky. Zřiďte obecní adresy aspoň pro starostu a místostarostu, ideálně pro všechny zastupitele. Pro skupinové chaty si dohodněte jedno pravidlo: osobní údaje občanů (jména, adresy, fotky dokladů) se tam neposílají.
3. Noví zastupitelé mají právo na informace hned
Mandát nového zastupitele vzniká zvolením, ne až složením slibu (§ 55 odst. 1 zákona o volbách do zastupitelstev obcí). Od tohoto okamžiku může podle § 82 písm. c) zákona o obcích požadovat od zaměstnanců obecního úřadu informace související s výkonem funkce a úřad je musí poskytnout nejpozději do 30 dnů.
Pro úřednici to v praxi znamená, že první žádosti mohou přijít ještě před ustavujícím zasedáním. Informace, které souvisí s výkonem funkce, zastupiteli poskytněte. Ochrana osobních údajů tím ale nekončí: zastupitel je smí použít pro výkon mandátu, ne pro příspěvek na Facebooku nebo do volební kampaně.
Zákon o obcích žádné povinné „GDPR školení“ zastupitelů nepředepisuje. Pomůže ale krátké písemné poučení, které dostanou noví zastupitelé spolu s prvními podklady: jak s údaji nakládat, kam je ukládat a co dělat, když něco unikne. Úřadu se vyplatí evidovat, komu a jaké podklady s osobními údaji předal.
4. Ustavující zasedání: zápis, přenos a web
Zápis z ustavujícího zasedání musí obec pořídit a zpřístupnit k nahlédnutí (§ 95 zákona o obcích). Zveřejnění na webu zákon nevyžaduje, a proto u něj zvažte, které údaje jsou potřeba:
- jména zvolených funkcionářů a výsledky voleb starosty a místostarosty zveřejnit můžete,
- adresy, data narození a podpisy zastupitelů do verze na web nepatří,
- jména občanů, kteří vystoupili v diskusi, v internetové verzi zápisu zpravidla anonymizujte.
Pokud zasedání vysíláte nebo nahráváte, upozorněte na to předem v pozvánce, na místě cedulí a ústně na začátku jednání. Přítomní mají právo vědět, že jsou nahráváni a kde záznam najdou (čl. 13 GDPR).
5. Pověřenec: ověřte, že o něm nové vedení ví
Obec jako orgán veřejné moci musí mít pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 odst. 1 písm. a) GDPR. Smlouvu s ním uzavřela obec, takže volbami nekončí. Nový starosta by se s pověřencem měl potkat v prvním měsíci: pověřenec podle čl. 38 odst. 3 GDPR podává zprávy přímo nejvyšší úrovni vedení a nové vedení by mělo vědět, co je hotové a co ne.
Pokud se pověřenec mění, třeba proto, že funkci dosud vykonávala osoba z bývalého vedení, musíte nové kontaktní údaje zveřejnit a oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 37 odst. 7 GDPR). Jak na to, popisuje ÚOOÚ na stránce o jmenování a ohlášení pověřence. Co pověřenec v obci dělá, shrnuje náš článek Kdo je pověřenec pro ochranu osobních údajů a proč ho potřebujete.
6. Lhůty volby nezastaví
Ve volebním mezidobí hlídejte zejména:
- žádost občana podle GDPR (přístup, oprava, výmaz): odpověď do jednoho měsíce od obdržení (čl. 12 odst. 3 GDPR),
- žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb.: zpravidla do 15 dnů; s vyřizováním pomůže naše služba Stošestka,
- únik nebo ztráta osobních údajů: ohlášení ÚOOÚ do 72 hodin od zjištění, pokud incident představuje riziko pro dotčené osoby (čl. 33 GDPR),
- 1. listopadu 2026: termín pro bezpečnostní opatření podle § 5b zákona o informačních systémech veřejné správy.
Pokud dosavadní starosta ztratí služební telefon s přihlášeným obecním e-mailem, 72 hodin začne běžet, i když se o tom nové vedení nedozví.
Checklist: prvních 30 dnů nového vedení
- Sepsat seznam systémů a kdo do nich má přístup (e-mail, datová schránka, úložiště, web, sociální sítě, SMS rozhlas, kamery, agendové systémy).
- Odebrat přístupy lidem, kteří už ve vedení nejsou; změnit sdílená hesla.
- Vyžádat od bývalých členů výborů vrácení nebo potvrzení zničení podkladů s osobními údaji.
- Zřídit obecní e-mailové adresy pro starostu, místostarostu a podle možností pro zastupitele.
- Předat novým zastupitelům krátké písemné poučení o nakládání s osobními údaji.
- Upravit verzi zápisu z ustavujícího zasedání určenou pro web a upozornit na nahrávání jednání.
- Domluvit úvodní schůzku starosty s pověřencem; při změně pověřence aktualizovat web a oznámit změnu ÚOOÚ.
- Zkontrolovat rozpracované žádosti podle GDPR a podle zákona č. 106/1999 Sb. a jejich lhůty.
- Ověřit stav opatření podle § 5b zákona o ISVS k 1. listopadu 2026.
Test na pět minut: Zkuste jako nový starosta během pěti minut zjistit, kdo má dnes přístup k obecnímu e-mailu a ke kamerám. Pokud odpověď nenajdete na jednom místě, máte první úkol na příští týden.
Jak to zjednodušit
Body z checklistu nejsou právně složité. Potíž je v tom, že potřebné informace bývají rozházené mezi šuplík, e-mail bývalého starosty a hlavu účetní. Na platformě Váš Pověřenec vidí nové vedení dokumentaci, lhůty, školení a evidenci incidentů na jednom místě, včetně toho, co zůstalo rozpracované z minulého období. Pokud chcete, projdeme s novým starostou nebo tajemníkem stav vaší obce na krátké ukázce.
